Z podstawy wymiaru składek ZUS i zaliczki podatkowej wyłączono – przy spełnieniu określonych kryteriów – ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Takie zwolnienie podatkowo-składkowe przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 9 rozporządzenia składkowego.
Co ważne, omawiane wyłączenie:
- ze składek ZUS ma odpowiednie zastosowanie także do zleceniobiorców lub członków rad nadzorczych,
- z podatku stosować wolno tylko w odniesieniu do pracowników.
Warunki zwolnienia podatkowo-składkowego
Aby ekwiwalent za użyte przy pracy narzędzia, materiały lub sprzęt wolne były od składek zusowskich i podatku niezbędne jest łączne spełnienie poniższych kryteriów:
- kryterium formy – ekwiwalent musi mieć postać pieniężną (nie może on przybierać np. formy rzeczowej);
- kryterium ekwiwalentności – kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez zatrudnionego wydatkom, a więc musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy wypłaconą podwładnemu kwotą a wartością używanych w toku pracy narzędzi, materiałów czy sprzętu oraz stopniem ich zużycia dokonanego w trakcie tego używania (ekwiwalent powinien zatem uwzględniać m.in. koszty towarzyszące użytkowaniu określonych sprzętów w tym kosztów energii, rozmów telefonicznych czy dostępu do Internetu);
- kryterium własności – narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika potwierdzoną odpowiednimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07);
- kryterium zastosowania – narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Powyższe wynika m.in. z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r. (sygn. IPTPB1/4511-153/15-4/MD) oraz 1 września 2015 r. (sygn. IPTPB1/4511- 295/15-ZUS4/SJ).
Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 28 lipca 2015 r. (sygn. akt III AUa 280/15) skonstatował, że: „(…) obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają co prawda kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe, w tym orzecznictwo administracyjne, wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem, który powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. I tak, znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Kwotę wypłaty ustala się jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Zatem zwolnienie dotyczy kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. W celu oszacowania tej wartości pracodawca ustalić musi szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji (…). Nie może być to kwota przypadkowa i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy między kwotą ekwiwalentu a wartością używanego do celów służbowych sprzętu należącego do pracownika. Kwoty przekraczające równowartość korzystania ze sprzętu nie stanowią ekwiwalentu wolnego od składek, podlegają oskładkowaniu jako przychód ubezpieczonego ze stosunku pracy.”.
Ważne! Omawiany ekwiwalent nie wchodzi do podstawy składkowej o ile odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom w związku z korzystaniem na potrzeby firmowe z własnych materiałów, narzędzi czy sprzętów (por. interpretacja ZUS z 21 listopada 2014 r., sygn. WPI/200000/43/1336/2014 oraz z 15 grudnia 2014 r., sygn. WPI/200000/43/1459/2014). Przy jego kalkulowaniu trzeba zatem brać pod uwagę głównie rodzaj pracy, wartość rzeczy i częstotliwość ich wykorzystywania oraz stopień ich zużycia. Najlepiej, gdy zasady jego naliczania i wypłacania zostaną określone w odrębnej umowie lub wewnątrzzakładowych regulacjach. To samo należy odnieść do kwestii podatku dochodowego.
Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu za użyte przy pracy narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika
Celem wyliczenia ekwiwalentu przysługującego zatrudnionemu za wykorzystywanie przy wykonywaniu pracy jego narzędzi, materiałów lub sprzętu, pracodawcy często dzielą wartość rynkową określonej rzeczy przez liczbę miesięcy, w czasie których będzie ona brała udział w procesie świadczenia pracy. Przy użytkowaniu materiałów i urządzeń z różną częstotliwością, ustaloną miesięczną stawkę ekwiwalentu można dzielić przez nominalną liczbę godzin pracy w danym miesiącu a wynik mnożyć przez ilość roboczogodzin, w czasie których pracownik w przeciągu ww. miesiąca pracował z użyciem rzeczy będących jego własnością.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik zatrudniony na stanowisku informatyka kilka dni w miesiącu pracuje w domu i przy pracy korzysta z własnego laptopa. W poszczególnych miesiącach intensywność korzystania przez niego z prywatnego komputera jest różna. W lutym 2019 r. przepracował on w domu 32 godziny. Wartość rynkowa laptopa używanego do celów służbowych ustalona na dzień podpisania umowy na wykorzystywanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracodawcy wynosi 3600 zł. Ekwiwalent za maj w opisanych okolicznościach został skalkulowany w następujący sposób:
3600 zł : 12 m-cy = 300 zł; 300 zł : 160 godzin nominalnie do przepracowania w lutym 2019 r. = 1,88 zł; 1,88 zł x 32 godziny = 60,16 zł.
Powyższa kwota zwolniona jest ze składek ZUS i podatku.
